Z-Flow, também conhecido como Zion Jurídico em sua fase de desenvolvimento, é uma ferramenta desenvolvida para escritórios e sociedades de advogados, voltada para controle de workflow , processo e prazos, que com a ajuda de machine learning visa facilitar o dia-a-dia de advogados, gestores e pessoal administrativo, permitindo que possam focar seu esforço no desempenho de suas funções primárias.
Zion Jurídico é um nome temporário, escolhido para denominar o projeto em sua fase de desenvolvimento, pois utiliza o Zion Web Framework, na criação de sua interface web e interação com o banco de dados, e o Zion Desktop Core, para leitura de documentos e desenvolvimento de automações.
Desenvolvida pela OnSet em colaboração com a Soares Picon Advogados, foi incorporada pela equipe de desenvolvimento da Synergroup em 2023 no sentido de dar sequência ao seus aprimoramentos e desenvolvimento de novas versões, em parceria com a empresa desenvolvedora.
O Sistema fornece mecanismos para cadastro de atividades/prazos com fluxos independentes, ou seja, cada atividade/prazo tem o seu caminho e um responsável por cada etapa, além de formulários customizáveis para execução de cada uma das atividades, cadastro de processos, casos e consultas, gerenciamento de usuários e clientes, acompanhamento gerencial das atividades por advogado, e automações de diversas etapas ligadas ao processo.
O Z-Flow é dividido em dois módulos principais, constituído da solução web para interação dos usuários (website) e ferramentas desktop para automação de processos (robôs de coleta de dados).
Organização do projeto
Metodologia
A metodologia utilizada para o desenvolvimento inicial deste projeto foi um híbrido entre Waterfall e Agile . Para levantamento prévio de requisitos (planejamento, precificação etc.) foi utilizado a abordagem Waterfall, e para o design, desenvolvimento e testes foi empregado a abordagem Agile.
Papéis
A fim de extrair o máximo de valor de cada etapa do projeto foi adotado uma estrutura hierárquica onde desenvolvedores e cliente/parceiro se integram e interagem de forma constante para que o usuário tenha a melhor experiência.
Interações
De acordo com a definição original do projeto , os Stakeholders possuem um canal de comunicação aberto junto ao Gerente de Projeto, para acompanhamento e definição de prioridades.
Infraestrutura e instalação
Ver artigo principal instalando o sistema Z-Flow.
Módulos
Processos
Cadastro e acompanhamento de processos, suas partes, fases, pedidos, garantias e depósitos através de formulários customizáveis onde o cliente pode definir o que cadastrar. Conta ainda com atribuição de responsável e lista para acompanhamento e notificação de andamentos.
• formulários customizáveis;
• atribuição de responsável;
• notificações de andamentos.
Casos e Consultas
O que ainda não se tornou uma disputa judicial pode ser cadastrado para acompanhamento e prestação de serviços de consultoria, como o módulo de processos também conta com atribuição de responsável e lista de contatos para acompanhamento e notificação de andamentos.
• formulários customizáveis;
• atribuição de responsável;
• notificações de andamentos.
Workflows & Atividades
Cada processo, caso ou consulta demanda um número ilimitado de interações até sua resolução final. Essas atividades possuem categorias, prazos, prioridades, responsáveis específicos.
Geralmente as atividades não ocorrem de maneira isolada, elas são encadeadas, e quando cada atividade gera uma nova atividade, chamamos isso de workflow. O Workflow é totalmente customizável e ao executá-lo, o Zion vai aprendendo como funciona o escritório e começará a fazer sugestões baseadas no conhecimento adquirido, permitindo que os advogados foquem seu esforço no que realmente importa.
O módulo de atividades funciona como uma lista de tarefas auxiliando na organização dos advogados e pessoal administrativo.
• Controle de prazos, atividades dentro de um time box que finaliza no fatal/deadline judicial;
• Fluxos customizáveis;
• Categorias de atividade;
• Definição de prioridades;
• Distribuição automática para responsáveis por pastas, ou dentro do time.
| Exemplo prático: Imagine que uma nova publicação foi emitida, pelo tribunal, e que o responsável pela pasta é um advogado recém-contratado, considerado júnior, e que as etapas a seguir definem o fluxo de trabalho. graph TD;
A[Publicação] -->|Nova publicação foi emitida no diário oficial| B[Automação];
B -->|Atividade de verificação é criada| C[Verificar];
C -->|Advogado identifica que novos prazos e atividades precisam ser criados e são eles: i. Comunicar cliente ii. Solicitar Documento iii. Acompanhar o recebimento dos documentos iv. Recurso| D[Revisão]; D -->|Os prazos são lançados automaticamente| E[Novos prazos]; E -->F[Comunicar cliente]; E -->G[Solicitar documentos]; E -->H[Acompanhar entrega]; E -->I[Elaborar recurso]; |
| No mesmo cenário o advogado recebeu os documentos e iniciará a atividade de Recurso:
graph TD;
A[Elaborar recurso] -->|1.Com os documentos em mãos o advogado gera a peça, que será protocolada no tribunal 2.Após rever e aplicar as sugestões o advogado encaminha a peça para nova revisão| B[Revisão]; B -->|1.O advogado sênior, responsável pelo time, revisa a peça e sugere modificações 2.Após revisar novamente a peça, o revisor autoriza seu protocolo| C[Protocolar]; C -->|O advogado responsável pela peça a protocola junto ao terminal| D[Peça protocolada]; Este é um fluxo sugerido e pode ser 100% customizado. |
Gerenciamento de atividades
O Zion fornece uma visão ampla e detalhada do funcionamento do escritório. Com o auxílio de painéis estatísticos, listas detalhadas e relatórios é possível acompanhar todas as etapas do trabalho, verificar a qualidade da produção e fazer ajustes para aprimorar ainda mais o seu processo.
Usuários
O Zion conta com o cadastro simplificado de usuários, onde é possível cadastrar todos os advogados, gerenciar suas permissões de acesso, suas férias, ausências programadas etc...
Tipos de usuários
Advogado: Possui acesso aos módulos de Processos e Atividades.
Administrativo: Possui acesso aos módulos de Acompanhamentos das Atividades do Advogado e Clientes.
Administrador: Possui acesso aos módulos de Processos, Atividades, Acompanhamentos das Atividades do Advogado e Clientes. O Administrador pode criar e modificar Usuários, Tipos de Usuários e alterar a estrutura dos formulários do sistema, assim como também definir as ações que podem ser executadas nas atividades.
Times
O Zion permite a criação de times de advogados baseados em especialidade e/ou cliente, ajudando-os a trabalhar em equipe.
Roadmap
Notas Gerais de Desenvolvimento
- A versão de produção está hospedada em um servidor Hostinger e utiliza um servidor web Speedlite em vez do Apache.